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Fehlende Reiserichtlinien: Unternehmen verschenken Geld

Im Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen ab zehn Mitarbeitern besteht Aufholbedarf beim wichtigsten Instrument für Kosteneinsparungen. Dieses Defizit hat die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 aufgedeckt. Demnach gibt es in nur jedem zweiten Unternehmen eine Richtlinie, die Regelungen zu dienstlichen Reisen enthält. „Damit verschenken sie viel Geld, denn konsequentes< weiter>

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HRG Insight. Vermeidbare Geschäftsreisekosten aufspüren

Vermeidbare Geschäftsreisekosten aufspüren
Ein innovatives Travel Management hilft vermeidbare Geschäftsreisekosten aufzuspüren (Foto: Philipvil)

Mit Blick auf das Management des Reiseprozesses „End-to-End“ hat Hogg Robinson Group mit HRG Insight ein Tool entwickelt, das den gesamten Zyklus einer Transaktion betrachtet: Pre- und Post-Tripdaten ebenso wie Benchmark-Daten können gleichzeitig und in Echtzeit abgerufen werden. HRG Insight. Vermeidbare Geschäftsreisekosten aufspüren weiterlesen

HRG-Studie: Hotelpreise steigen

Design Hotel 25h Vienna
Design Hotel 25h Vienna: Die österreichische Metropole liegt bei Hotelpreisen im Europa-Durchschnitt

Mit einer globalen Untersuchung unterstützt HRG das Kundenbedürfnis nach besserer Kostenkontrolle im Reisemanagement. Die HRG-Hotelstudie 2013 zeigt, dass die Entwicklung der Logis-Kosten im Geschäftsreisebereich höchst differenziert betrachtet werden muss.

„Unsere Hotelstudie zeigt, dass regionale Trends an Bedeutung verlieren, während einzelne Städte hervorragende Rollen in einer kleiner werdenden Welt spielen. Es sieht so aus, als würden die Hotelkosten steigen. Geht man jedoch ins Detail, lässt sich erkennen, dass das Bild innerhalb einzelner Länder, sogar innerhalb einzelner Regionen sehr unterschiedlich ausfallen kann.“ so Stewart Harvey, Group Commercial Director von HRG.

Harvey: „Seit mehreren Jahren beobachten wir, dass Unternehmen erhöhtes Kostenbewusstsein an den Tag legen und bei Geschäftsreisen stärker auf den Preis achten. Dieser Fokus auf Planung und Controlling wird sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen. HRG ist es ein besonderes Bedürfnis, gemeinsam mit den Kunden zu analysieren, wie und wann Reiseleistungen unter laufenden Herausforderungen am besten und günstigsten buchbar sind.“

Eine der wesentlichen Erkenntnisse der aktuellen Studie ist, dass vorteilhafte Wechselkurse internationale Geschäftsreisende vor den Auswirkungen stark steigender Hotelkosten in Städten wie Rio de Janeiro oder Buenos Aires schützen. Die wichtigsten weiteren Trends finden Sie hier kurz zusammengefasst:

  • Im weltweiten Durchschnitt stiegen die Preise 2012 um 1,4% (Anm.: +1% 2011)
  • Die Preise in den Finanzmetropolen wie London, New York, Hong Kong und Singapore stiegen ebenfalls. Diese Entwicklung kann auf ein wiedergewonnenes Vertrauen in den Finanzsektor zurückgeführt werden.
  • Der europäische Markt weist uneinheitliche, saisonal stark schwankende Preise auf. Während in Städten wie Barcelona und Athen die Entwicklung wechselhaft war, ließ sich in Deutschland eine stabilere Situation beobachten. Steigende Auslastungszahlen in Städten wie Frankfurt und Berlin führten dort zu einem steigenden Preisniveau.
  • Nach starken Rückgängen in den vergangenen Jahren verzeichnet Dubai wieder Preisanstiege. Die lokalen Hotelpreise haben wieder das Niveau aus der Zeit vor dem Arabischen Frühling erreicht. Andere Metropolen der Region verzeichnen weiterhin Rückgänge im Geschäftsreiseaufkommen.
  • Der US-Hotelmarkt verzeichnete generell steigende Preise. Eine Ausnahme bildete die Hauptstadt Washington D.C. (-14%), wo die Nachfrage im Business-Bereich zurück gegangen ist.
  • Moskau bleibt das neunte Jahr in Folge die teuerste Destination für Geschäftsreisende. Mit einer Preiserhöhung von 4% im Vergleich zum Vorjahr konnte der deutliche Abstand zu anderen Städten weiterhin gehalten werden.
  • Die stärksten Preiserhöhungen konnten in den brasilianischen Metropolen Rio de Janeiro (+19%) und Sao Paulo (+15%) festgestellt werden. Im allgemeinen kann der Geschäftsreisemarkt in Südamerika als wachsend beschrieben werden.

Asien, Nord- und Südamerika verzeichneten gesamt steigende Preise im Vergleich zum Vorjahr. Alle anderen Regionen weisen dem gegenüber insgesamt fallende Preise aus. Die anhaltende Weltwirtschaftskrise und die unbeständigen wirtschaftlichen Umfeldbedingungen der Eurozone führten zu einem Abfall der Preise um durchschnittlich 9%. Ein Abbild der globalen wirtschaftlichen Entwicklung ist auch im Geschäftsreisemarkt zu sehen: Wachstumsmärkte wie Lateinamerika rücken immer weiter ins Rampenlicht der Geschäftsreisenden.

Auch der Blick auf den europäischen Markt bietet ein sehr differenziertes Bild: Städte wie Barcelona, Dublin und Athen, deren nationale Wirtschaft stark von der aktuellen Krise betroffen waren und sind, verzeichneten rückläufige Hotelpreise. Das Beispiel Barcelona zeigt, wie stark die Schwankungen waren, denen die Märkte im vergangenen Jahr unterlagen: Auf einen Preisabfall von 39% im 1. Quartal folgte ein Anstieg um 32% im letzten Vierteljahr. Am Ende des Jahres blieb keine messbare
Veränderung im Vergleich zum Vorjahr.

Ein ganz anderes Bild war in Frankfurt zu beobachten: Das Wiederaufleben des Bank- und Finanzsektors führte dort zu einer Preissteigerung von 4%. Die letztjährigen Entwicklungen auf anderen etablierten Märkten wie Berlin, London oder Paris verleiten zu einem klaren Schluss: Im Geschäftsreise-Europa gibt es eine Trennung zwischen Nord und Süd.

Auch Wien wurde in der Studien erfasst: Die durchschnittlichen Zimmerpreise für Geschäftsreisende in der Bundeshauptstadt lagen 2012 bei 165,09 EUR. Daraus ergibt sich ein Minus von einem Prozentpunkt im Vergleich zu den Werten des Vorjahres. Im europäischen Vergleich entspricht das einer durchschnittlichen Entwicklung.

Backgroundinformation

Seit 21 Jahren führt HRG im Abstand von einem halben Jahr eine Studie über die Entwicklungen der Hotelpreise in den wichtigsten Geschäftsreisemärkten durch. Die Studie soll einen Einblick in das weltweite Verhalten im Bereich Geschäftsreisen geben. Die Daten der aktuellen Studie entstammen einer Kombination der Wirtschaftsfaktoren im Zeitraum Jänner–Dezember 2012. Referenzwerte beziehen sich auf den Zeitraum Jänner–Dezember 2011.

HRGHogg Robinson Group plc (HRG) ist ein internationaler Anbieter hochwertiger Unternehmensdienstleistungen mit Hauptsitz in Basingstoke, UK. 1845 gegründet, spezialisiert sich HRG heute auf die Geschäftsfelder Reise-, Kosten- und Datenmanagement auf Basis eigener technischer Lösungen und Produkte. Mit einem weltweiten Netzwerk, das mehr als 120 Länder umfasst, bietet HRG in Nordamerika, Europa, Asien-Pazifik, Afrika, Lateinamerika sowie im Nahen Osten und Westasien exzellentes lokales Marktwissen gekoppelt mit globaler Expertise.

Kostenkontrolle: Für Travel Manager das Top-Thema 2013

Kostenkontrolle bildet für Travel Manager weltweit das vorrangige Thema für das Jahr 2013 – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Reisevolumen oder dem Umfang des Reiseprogramms.

Das ist das zentrale Ergebnis der jährlichen Studie CWT Travel Management Priorities von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Folglich konzentrieren sich Travel Manager 2013 stärker auf die Bereiche, die die größten Kostensenkungspotenziale versprechen als auf Faktoren, die die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden positiv beeinflussen. Das setzt den Trend aus dem Vorjahr fort.

Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich von Region zu Region: Travel Manager in Europa, dem Nahen Osten und Afrika verschärfen die Reiserichtlinien für Flüge und Bahnfahrten, um die Reisekosten zu senken.

Außerdem rücken die Hotelausgaben verstärkt in ihren Fokus. Nordamerikanische Travel Manager dagegen streben die weitere Konsolidierung ihrer Reiseprogramme und die Standardisierung der Prozesse an.

Ihre Kollegen in der Region Asien/Pazifik legen den Fokus auf eine stärkere Durchsetzung der Reiserichtlinien sowie die Vorgabe bevorzugter Buchungskanäle. In Lateinamerika konzentrieren sich Travel Manager auf die Implementierung von Vorausbuchungsfristen bei Flügen und auf striktere Richtlinien für Mietwagen.

„Aufgrund des herausfordernden Wirtschaftsklimas stehen Travel Manager unverändert unter Druck. Sie müssen sowohl die Kosten reduzieren als auch auf effektive Prozesse achten“, sagt Christophe Renard, Vice President Marketing, Communications and Business Intelligence bei CWT. „Da Flug, Bahn und Mietwagen den Löwenanteil der Reisekosten ausmachen, überrascht es nicht, dass diese auf der Prioritätenliste ganz oben stehen – trotz des bereits hohen Optimierungsgrades in diesen Bereichen.“

Die Einhaltung von Reiserichtlinien in Verbindung mit „Technologie 2.0“ spielt nur für Travel Manager mit weltweiter Verantwortung eine Rolle. Die drei wichtigsten Maßnahmen dafür sind mobile Services für Reisende, die Einrichtung von Social-Media-Tools oder -Apps sowie die Bereitstellung eines webbasierten Reisendenportals. Regional verantwortliche Travel Manager planen eher traditionellere Maßnahmen zur Förderung der Reiserichtlinie, zum Beispiel bessere Kommunikation und Trainings.

„Travel Manager mit einem globalen Aufgabenfeld neigen eher dazu, neuen Prozessen und Methoden eine Chance zu geben“, so Christophe Renard. „Sie sind tendenziell sehr fortschrittlich was die Optimierung ihrer Reiseprogramme angeht. Daher gehen sie neue Herausforderungen öfter als andere mit innovativen Methoden an.“

Die Studie zeigt neben den Prioritäten der Travel Manager auch die Geschäftsreisetrends des Jahres 2013 auf. Welche Veränderungen erwarten Travel Manager für dieses Jahr, welche Herausforderungen stehen an? Die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die weltweite Inflation wird insgesamt moderate Auswirkungen auf die Reisepreise haben. Die Steigerungen werden unter fünf Prozent liegen.
  • Gleichzeitig fordern steigende Kosten für Zusatzgebühren und Treibstoffzuschläge die besondere Aufmerksamkeit der Travel Manager.
  • Technik, die für Endkonsumenten entwickelt wurde, hält immer stärkeren Einzug in Produkten für den Geschäftsreisemarkt. Dazu gehören Bewertungsportale und mobile Applikationen speziell für Geschäftsreisende.
  • Travel Management 2.0“: Travel Manager müssen die richtige Balance finden zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und dem richtigen Maß an Kontrolle aus Budget- und Sicherheitsgründen.
  • Auch das Risikomanagement wird an Bedeutung zunehmen, da Unternehmen ihre Reisenden vermehrt in Hochrisiko-Gebiete schicken. Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende wird zu einem festen Bestandteil der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Angestellten.

Die Studie CWT Travel Management Priorities beruht auf einer internationalen Umfrage von über 700 Travel Managern. Sie umfasst sowohl Unternehmen mit mittelgroßen nationalen Reiseprogrammen und jährlichen Reiseausgaben im Bereich von zwei Millionen US-Dollar als auch Unternehmen mit großen, internationalen Reiseprogrammen, die im Jahr mehr als 100 Millionen US-Dollar für Reisen ausgeben.

Background: Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.

Geschäftsreisen: Sicherheit wichtiger als Kosteneinsparungen

Sicherheit auf Geschäftsreisen hat Vorrang (Foto: Archiv)
Sicherheit auf Geschäftsreisen hat Vorrang (Foto: Archiv)

Unternehmensdienstleister Hogg Robinson Group (HRG) zufolge haben die politischen Unruhen im arabischen Raum und Naturkatastrophen wie die Aschewolke dazu geführt, dass immer mehr Firmen umdenken: Der Sicherheit ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen wird inzwischen eine höhere Priorität eingeräumt als Kosteneinsparungen. Immer mehr Unternehmen wollen 2013 ihre Reiseprogramme konsolidieren, um Reisende in Krisenfällen schneller orten zu können.

Für HRG-Deutschland-Geschäftsführer Wolfgang Straßer spielt die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreise bei vielen neuen Angeboten inzwischen die Hauptrolle: „Schon 2012 haben immer mehr Unternehmen die Sicherheit höher gewichtet als die Kosteneinsparungen. Wir erwarten, dass sich dieser Trend auch 2013 fortsetzen wird. Die Unternehmen wollen in Notfallsituation verstärkt den Überblick über die Reisebewegungen ihrer Angestellten behalten.“

Straßer rechnet in diesem Jahr mit einem moderaten Anstieg der Geschäftsreisekosten. Im Wesentlichen durch Preiserhöhungen von Fluggesellschaften. Zwar werde der Basis-Ticketpreis voraussichtlich nur um ein Prozent steigen, „doch Nebenkosten wie Gepäckgebühren, Bordmahlzeiten und Extra-Services an Bord werden höchstwahrscheinlich um sechs bis acht Prozent zulegen.“

Als Reaktion auf die Sicherheitsanliegen und Kostensteigerungen erwartet HRG, dass für Firmen die Themen Einhaltung der Reiserichtlinien und Kontrolle wichtiger werden.

Straßer: „Immer mehr Unternehmen wollen alles in eine Lösung integrieren und alle reisebezogenen Daten – inklusive Ausgaben und das Orten von Reisenden – auf Knopfdruck zur Verfügung haben.“

Außerdem soll das kostenbewusste Verhalten der Geschäftsreisenden gesteigert werden – auch mit dem verstärkten Einsatz von mobilen Lösungen für Reisende, die vor allem die Reiserichtlinien ihrer Unternehmen berücksichtigen.

CWT: Unabhängige Hotels jetzt buchbar

Versteckte Sparpotenziale bei Hotelbuchungen nimmt Carlson Wagonlit Travel (CWT), ein weltweit führender Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement ins Visier.

Mit dem System CRS by CWT integriert CWT nun auch jene Hotels in Online-Buchungstools und Reisebürosysteme, die bislang nicht über die globalen Reservierungssysteme buchbar waren. Damit werden auch die mit unabhängigen Hotels ausgehandelten Tarife buchbar.

Das führt zur verbesserten Einhaltung der Reiserichtlinien, da so die bevorzugten Hotels über die vorgegebenen Buchungswege gebucht werden können, was sich wiederum in Kostensenkungen niederschlägt.

Denn nach internationalen Untersuchungen von CWT im Jahr 2012 buchen 54 Prozent der Reisenden ihre Hotels noch nicht über die vom Unternehmen gewünschten Kanäle. Durch die Anbindung an das Reservierungssystem werden außerdem Auswertungen des Buchungsaufkommens und die Steuerung der Hotelausgaben erleichtert – und die Reisenden können im Notfall einfacher lokalisiert werden.

CRS by CWT steht sowohl Firmen zur Verfügung, die ein Online-Buchungssystem im Einsatz haben, als auch denen, die Hotelbuchungen über ihren CWT-Reiseberater durchführen.

Beim Einsatz eines Online-Buchungssystems können die gewünschten Partner-Hotels, beispielsweise kleine, unabhängige Häuser in der Nähe von Kundenstandorten, einfach in das Online-Buchungssystem geladen und darüber gebucht werden. CRS by CWT ist kompatibel mit allen drei großen globalen Reservierungssystemen: Amadeus, Sabre und Travelport.

„CRS by CWT eignet sich als optimale Lösung für unsere Kunden, deren bevorzugte Hotels bislang nicht komplett in den globalen Reservierungssystemen buchbar waren“, sagt Martina Eggler, Vice President Global Strategic Accounts bei CWT.

„Der Reisende, der online bucht, kann jetzt einfach und zeitsparend in einem einzigen Prozessschritt auch diese Hotels buchen. Gleichzeitig profitiert das Travel Management von der Transparenz durch komplettierte Daten und Buchungsauswertungen, was ihnen eine bessere Steuerung ihrer Reiseausgaben und eine gestärkte Verhandlungsposition gegenüber Hotelpartnern ermöglicht.“

Backgroundinformation

Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden.

Durch die Expertise der Mitarbeiter und den Einsatz von Spitzentechnologien ermöglicht CWT seinen Kunden, den optimalen Nutzen aus ihrem Firmenreiseprogramm in Bezug auf „Savings, Service, Security & Sustainability“ zu ziehen und bietet den Reisenden die beste Betreuung.

Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.

Mobile Apps vereinfachen Geschäftsreisen

Mit einem Klick alles auf einen Blick
Mit einem Klick alles auf einen Blick: Wie mobile Apps – zum Beispiel Tripit von Concur – die Geschäftsreise vereinfachen und zugleich dem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen

Reisekosten-Abrechnungen sind häufig zeitintensiv und lästig – für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Viele Firmen fragen sich deshalb, wie sie ihre Reisekosten einfacher verwalten und Geschäftsreisen komfortabel organisieren können.

Dabei denken kleine und mittelständische Unternehmen oft, dass ein automatisiertes All-in-one-System für die Reisebuchungs- und Kostenabrechnungsprozesse nur etwas für große Konzerne ist. Das stimmt allerdings nicht. Denn Erfahrungen zeigen, dass sich ein umfassendes Reise(kosten)management-System bereits ab etwa 50 Mitarbeitern lohnt.

Mit einem einheitlichen Buchungs- und Abrechnungssystem spart beispielsweise die Finanzabteilung kostbare Arbeitszeit: Die Buchhaltung muss nicht mehr jeden einzelnen Beleg erfassen und kontrollieren.

Dank automatischer Datenübernahme können die Mitarbeiter ganz einfach korrekte und richtlinienkonforme Reisekostenabrechnungen erstellen – und wichtige Reiseinformationen gehen nicht mehr verloren.

Tripit App
Jede Information, die der Geschäftsreisende unterwegs braucht, kann er mit TripIt auf seinem Handy abrufen, ändern und kommunizieren (Foto: Geoff Teehan & Lax)

Vor allem mobile Anwendungen werden bei der Reiseplanung und Organisation der Reiseunterlagen immer beliebter. Die mobile Reise-App TripIt by Concur hilft dabei, übersichtliche Reisepläne automatisch zu erstellen und online zu teilen.

So werden beispielsweise die Kollegen umgehend informiert, wenn man sich zu einem Geschäftstermin verspätet. Auch in Ausnahmesituationen kann man sich auf das Reise-Tool verlassen: TripIt zeigt stets den aktuellen Flugstatus, und wenn der Flug einmal gecancelt wird, informiert die App über Reisealternativen und Erstattungsmöglichkeiten.

Mit der Concur Mobile App können Geschäftsreisende schon von unterwegs aus ihre Kostenabrechnung erstellen. Es lohnt sich also auch für kleine und mittelständische Firmen, über automatisierte Reisemanagement- und Kostenverwaltungslösungen nachzudenken, weil sie damit Zeit und Geld sparen.

Die ohnehin schon geringen Anschaffungskosten rechnen sich in kürzester Zeit. Und auch für die Mitarbeiter ist es ein klarer Vorteil, wenn sie im Geschäftsalltag entspannt reisen und mehr Zeit im Büro für ihre wirklich wichtigen Aufgaben haben.
Wolfgang Janacek
Concur Regional Sales Executive