Fehlende Reiserichtlinien: Unternehmen verschenken Geld

Im Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen ab zehn Mitarbeitern besteht Aufholbedarf beim wichtigsten Instrument für Kosteneinsparungen. Dieses Defizit hat die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 aufgedeckt. Demnach gibt es in nur jedem zweiten Unternehmen eine Richtlinie, die Regelungen zu dienstlichen Reisen enthält. „Damit verschenken sie viel Geld, denn konsequentes< weiter>

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HRG Insight. Vermeidbare Geschäftsreisekosten aufspüren

Ein innovatives Travel Management hilft vermeidbare Geschäftsreisekosten aufzuspüren (Foto: Philipvil)

Mit Blick auf das Management des Reiseprozesses „End-to-End“ hat Hogg Robinson Group mit HRG Insight ein Tool entwickelt, das den gesamten Zyklus einer Transaktion betrachtet: Pre- und Post-Tripdaten ebenso wie Benchmark-Daten können gleichzeitig und in Echtzeit abgerufen werden.

HRG-Studie: Hotelpreise steigen

Design Hotel 25h Vienna: Die österreichische Metropole liegt bei Hotelpreisen im Europa-Durchschnitt

Mit einer globalen Untersuchung unterstützt HRG das Kundenbedürfnis nach besserer Kostenkontrolle im Reisemanagement. Die HRG-Hotelstudie 2013 zeigt, dass die Entwicklung der Logis-Kosten im Geschäftsreisebereich höchst differenziert betrachtet werden muss.

„Unsere Hotelstudie zeigt, dass regionale Trends an Bedeutung verlieren, während einzelne Städte hervorragende Rollen in einer kleiner werdenden Welt spielen. Es sieht so aus, als würden die Hotelkosten steigen. Geht man jedoch ins Detail, lässt sich erkennen, dass das Bild innerhalb einzelner Länder, sogar innerhalb einzelner Regionen sehr unterschiedlich ausfallen kann.“ so Stewart Harvey, Group Commercial Director von HRG.

Harvey: „Seit mehreren Jahren beobachten wir, dass Unternehmen erhöhtes Kostenbewusstsein an den Tag legen und bei Geschäftsreisen stärker auf den Preis achten. Dieser Fokus auf Planung und Controlling wird sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen. HRG ist es ein besonderes Bedürfnis, gemeinsam mit den Kunden zu analysieren, wie und wann Reiseleistungen unter laufenden Herausforderungen am besten und günstigsten buchbar sind.“

Eine der wesentlichen Erkenntnisse der aktuellen Studie ist, dass vorteilhafte Wechselkurse internationale Geschäftsreisende vor den Auswirkungen stark steigender Hotelkosten in Städten wie Rio de Janeiro oder Buenos Aires schützen. Die wichtigsten weiteren Trends finden Sie hier kurz zusammengefasst:

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  Im weltweiten Durchschnitt stiegen die Preise 2012 um 1,4% (Anm.: +1% 2011)
• Die Preise in den Finanzmetropolen wie London, New York, Hong Kong und Singapore stiegen ebenfalls. Diese Entwicklung kann auf ein wiedergewonnenes Vertrauen in den Finanzsektor zurückgeführt werden.
• Der europäische Markt weist uneinheitliche, saisonal stark schwankende Preise auf. Während in Städten wie Barcelona und Athen die Entwicklung wechselhaft war, ließ sich in Deutschland eine stabilere Situation beobachten. Steigende Auslastungszahlen in Städten wie Frankfurt und Berlin führten dort zu einem steigenden Preisniveau.
• Nach starken Rückgängen in den vergangenen Jahren verzeichnet Dubai wieder Preisanstiege. Die lokalen Hotelpreise haben wieder das Niveau aus der Zeit vor dem Arabischen Frühling erreicht. Andere Metropolen der Region verzeichnen weiterhin Rückgänge im Geschäftsreiseaufkommen.
• Der US-Hotelmarkt verzeichnete generell steigende Preise. Eine Ausnahme bildete die Hauptstadt Washington D.C. (-14%), wo die Nachfrage im Business-Bereich zurück gegangen ist.
• Moskau bleibt das neunte Jahr in Folge die teuerste Destination für Geschäftsreisende. Mit einer Preiserhöhung von 4% im Vergleich zum Vorjahr konnte der deutliche Abstand zu anderen Städten weiterhin gehalten werden.
• Die stärksten Preiserhöhungen konnten in den brasilianischen Metropolen Rio de Janeiro (+19%) und Sao Paulo (+15%) festgestellt werden. Im allgemeinen kann der Geschäftsreisemarkt in Südamerika als wachsend beschrieben werden.

Asien, Nord- und Südamerika verzeichneten gesamt steigende Preise im Vergleich zum Vorjahr. Alle anderen Regionen weisen dem gegenüber insgesamt fallende Preise aus. Die anhaltende Weltwirtschaftskrise und die unbeständigen wirtschaftlichen Umfeldbedingungen der Eurozone führten zu einem Abfall der Preise um durchschnittlich 9%. Ein Abbild der globalen wirtschaftlichen Entwicklung ist auch im Geschäftsreisemarkt zu sehen: Wachstumsmärkte wie Lateinamerika rücken immer weiter ins Rampenlicht der Geschäftsreisenden.

Auch der Blick auf den europäischen Markt bietet ein sehr differenziertes Bild: Städte wie Barcelona, Dublin und Athen, deren nationale Wirtschaft stark von der aktuellen Krise betroffen waren und sind, verzeichneten rückläufige Hotelpreise. Das Beispiel Barcelona zeigt, wie stark die Schwankungen waren, denen die Märkte im vergangenen Jahr unterlagen: Auf einen Preisabfall von 39% im 1. Quartal folgte ein Anstieg um 32% im letzten Vierteljahr. Am Ende des Jahres blieb keine messbare
Veränderung im Vergleich zum Vorjahr.

Ein ganz anderes Bild war in Frankfurt zu beobachten: Das Wiederaufleben des Bank- und Finanzsektors führte dort zu einer Preissteigerung von 4%. Die letztjährigen Entwicklungen auf anderen etablierten Märkten wie Berlin, London oder Paris verleiten zu einem klaren Schluss: Im Geschäftsreise-Europa gibt es eine Trennung zwischen Nord und Süd.

Auch Wien wurde in der Studien erfasst: Die durchschnittlichen Zimmerpreise für Geschäftsreisende in der Bundeshauptstadt lagen 2012 bei 165,09 EUR. Daraus ergibt sich ein Minus von einem Prozentpunkt im Vergleich zu den Werten des Vorjahres. Im europäischen Vergleich entspricht das einer durchschnittlichen Entwicklung.

Backgroundinformation

Seit 21 Jahren führt HRG im Abstand von einem halben Jahr eine Studie über die Entwicklungen der Hotelpreise in den wichtigsten Geschäftsreisemärkten durch. Die Studie soll einen Einblick in das weltweite Verhalten im Bereich Geschäftsreisen geben. Die Daten der aktuellen Studie entstammen einer Kombination der Wirtschaftsfaktoren im Zeitraum Jänner–Dezember 2012. Referenzwerte beziehen sich auf den Zeitraum Jänner–Dezember 2011.

Hogg Robinson Group plc (HRG) ist ein internationaler Anbieter hochwertiger Unternehmensdienstleistungen mit Hauptsitz in Basingstoke, UK. 1845 gegründet, spezialisiert sich HRG heute auf die Geschäftsfelder Reise-, Kosten- und Datenmanagement auf Basis eigener technischer Lösungen und Produkte. Mit einem weltweiten Netzwerk, das mehr als 120 Länder umfasst, bietet HRG in Nordamerika, Europa, Asien-Pazifik, Afrika, Lateinamerika sowie im Nahen Osten und Westasien exzellentes lokales Marktwissen gekoppelt mit globaler Expertise.

Kostenkontrolle: Für Travel Manager das Top-Thema 2013

Kostenkontrolle bildet für Travel Manager weltweit das vorrangige Thema für das Jahr 2013 – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Reisevolumen oder dem Umfang des Reiseprogramms.

Das ist das zentrale Ergebnis der jährlichen Studie CWT Travel Management Priorities von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Folglich konzentrieren sich Travel Manager 2013 stärker auf die Bereiche, die die größten Kostensenkungspotenziale versprechen als auf Faktoren, die die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden positiv beeinflussen. Das setzt den Trend aus dem Vorjahr fort.

Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich von Region zu Region: Travel Manager in Europa, dem Nahen Osten und Afrika verschärfen die Reiserichtlinien für Flüge und Bahnfahrten, um die Reisekosten zu senken.

Außerdem rücken die Hotelausgaben verstärkt in ihren Fokus. Nordamerikanische Travel Manager dagegen streben die weitere Konsolidierung ihrer Reiseprogramme und die Standardisierung der Prozesse an.

Ihre Kollegen in der Region Asien/Pazifik legen den Fokus auf eine stärkere Durchsetzung der Reiserichtlinien sowie die Vorgabe bevorzugter Buchungskanäle. In Lateinamerika konzentrieren sich Travel Manager auf die Implementierung von Vorausbuchungsfristen bei Flügen und auf striktere Richtlinien für Mietwagen.

„Aufgrund des herausfordernden Wirtschaftsklimas stehen Travel Manager unverändert unter Druck. Sie müssen sowohl die Kosten reduzieren als auch auf effektive Prozesse achten“, sagt Christophe Renard, Vice President Marketing, Communications and Business Intelligence bei CWT. „Da Flug, Bahn und Mietwagen den Löwenanteil der Reisekosten ausmachen, überrascht es nicht, dass diese auf der Prioritätenliste ganz oben stehen – trotz des bereits hohen Optimierungsgrades in diesen Bereichen.“

Die Einhaltung von Reiserichtlinien in Verbindung mit „Technologie 2.0“ spielt nur für Travel Manager mit weltweiter Verantwortung eine Rolle. Die drei wichtigsten Maßnahmen dafür sind mobile Services für Reisende, die Einrichtung von Social-Media-Tools oder -Apps sowie die Bereitstellung eines webbasierten Reisendenportals. Regional verantwortliche Travel Manager planen eher traditionellere Maßnahmen zur Förderung der Reiserichtlinie, zum Beispiel bessere Kommunikation und Trainings.

„Travel Manager mit einem globalen Aufgabenfeld neigen eher dazu, neuen Prozessen und Methoden eine Chance zu geben“, so Christophe Renard. „Sie sind tendenziell sehr fortschrittlich was die Optimierung ihrer Reiseprogramme angeht. Daher gehen sie neue Herausforderungen öfter als andere mit innovativen Methoden an.“

Die Studie zeigt neben den Prioritäten der Travel Manager auch die Geschäftsreisetrends des Jahres 2013 auf. Welche Veränderungen erwarten Travel Manager für dieses Jahr, welche Herausforderungen stehen an? Die wichtigsten Ergebnisse:

• Die weltweite Inflation wird insgesamt moderate Auswirkungen auf die Reisepreise haben. Die Steigerungen werden unter fünf Prozent liegen.
• Gleichzeitig fordern steigende Kosten für Zusatzgebühren und Treibstoffzuschläge die besondere Aufmerksamkeit der Travel Manager.
• Technik, die für Endkonsumenten entwickelt wurde, hält immer stärkeren Einzug in Produkten für den Geschäftsreisemarkt. Dazu gehören Bewertungsportale und mobile Applikationen speziell für Geschäftsreisende.
• Travel Management 2.0“: Travel Manager müssen die richtige Balance finden zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und dem richtigen Maß an Kontrolle aus Budget- und Sicherheitsgründen.
• Auch das Risikomanagement wird an Bedeutung zunehmen, da Unternehmen ihre Reisenden vermehrt in Hochrisiko-Gebiete schicken. Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende wird zu einem festen Bestandteil der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Angestellten.

Die Studie CWT Travel Management Priorities beruht auf einer internationalen Umfrage von über 700 Travel Managern. Sie umfasst sowohl Unternehmen mit mittelgroßen nationalen Reiseprogrammen und jährlichen Reiseausgaben im Bereich von zwei Millionen US-Dollar als auch Unternehmen mit großen, internationalen Reiseprogrammen, die im Jahr mehr als 100 Millionen US-Dollar für Reisen ausgeben.

Background: Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.