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Beziehungsorientiertes Traveler Management

Das neue White Paper von BCD Travel empfiehlt den Aufbau engerer Beziehungen zu reisenden Mitarbeitern

Das aktuelle White Paper von BCD Travel rät Travel Managern zum Umdenken. Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter argumentiert, dass im Travel Management der Aufbau enger Beziehungen zu den Reisenden erfolgversprechender ist als „Vorschreiben und Kontrollieren“.

„Wenn es um die Motivation eines Angestellten im Informationszeitalter geht, gilt:  Zuckerbrot ist besser als Peitsche.“ so Torsten Kriedt, Vice President of Product Planning and Intelligence von BCD Travel.

„Wie lässt sich nun diese Erkenntnis einsetzen, um Reisende beispielsweise zu frühzeitigen Buchungen zu bewegen?“ Und wie lässt sich ein bestehendes Geschäftsreiseprogramm weiter verbessern, wenn scheinbar bereits alle Einsparpotentiale ausgeschöpft sind? Die Antwort liegt in der Stärkung der Entscheidungskompetenz der Reisenden.“

Traveler Management lässt sich grob in zwei Bereiche einteilen: Steuerung der Nachfrage und des Kaufverhaltens. Die Nachfragesteuerung nimmt Einfluss auf die Anzahl der Reisen.

Die Steuerung des Kaufverhaltens beeinflusst dagegen die Reiseplanung, wie viel Reiseende ausgeben und bei welchem Anbieter. Beide Ansätze können Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, die Produktivität zu steigern und die Sicherheit von Reisenden zu erhöhen.

Fallstudien erläutern, wie namenhafte Unternehmen dieses Wissen erfolgreich eingesetzt haben:

  • Coca-Cola – Wie sich ein Unternehmen das Konkurrenzdenken von Reisenden zunutze machte, um die Einhaltung der Reiserichtlinie zu stärken.
  • IKEA – Wie die Anzahl der Geschäftsreisen reduziert werden konnte und das Unternehmen dennoch im Geschäft blieb.
  • Nokia – Wie die Einstellung der Mitarbeiter zur Notwendigkeit des Reisens erfolgreich und im Einklang mit der Unternehmensstrategie geändert werden konnte.

Außerdem zeigt das White Paper hilfreiche, praktische Beispiele auf, wie Kaufentscheidungen von Reisenden beeinflusst werden können. Hier die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen im Überblick:
Bestehende Reiseprogramme bieten immer weniger Möglichkeiten, Einsparungen über den Einkauf von Leistungen zu erzielen.

  • Ein Travel Management, das auf die Durchsetzung von Richtlinien setzt und das  Ausgabeverhalten des Reisenden diktiert, wird zunehmend ineffektiv.
  • Neue Technologien wie Social Media und mobile Services führen zu einer dramatischen Änderung des Buchungsverhaltens der Reisenden und somit zu stärkeren Abweichungen vom vorgegebenen Geschäftsreiseprogramm. Travel Manager können sich diese Trends zunutze machen, um die Einhaltung der Reiserichtlinie sogar zu stärken.
  •  Effektives Traveler Management folgt vier wichtigen Phasen: Planung, Verkauf, Intervention, Prüfung.

Planung: zeigt grundlegende Schritte zur Reduzierung unnötiger Reisen und die Maximierung des Return on Invest von gebuchten Reisen auf. Verkauf: zielt auf effektive Methoden, um Reisende zu überzeugen, die vom Unternehmens bevorzugten Leistungsträger zu wählen. Intervention: identifiziert kritische Momente vor und während einer Reise, wenn auf Kaufentscheidungen von Reisenden besonders effektiv Einfluss genommen werden kann. Prüfung des Reiseprogramms: untersucht, welche Bedeutung dem Sammeln von Feedback der Reisenden zukommt, um sowohl den Bedürfnissen der Reisenden, als auch den Anforderungen des Arbeitgebers bestmöglich gerecht werden zu können.

Das komplette White Paper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter steht zum Herunterladen bereit.

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Airplus: Connection mit Hotelplattform

Jetzt können Geschäftsreisende ihr Hotel auf der Plattform CRC buch und mit Airplus abrechnen. Zum Beispiel das neue „Ramada Encore Vienna City Center“ mit 122 klimatisierten, modernen Zimmer für anspruchsvolle Business Traveler (Foto: Ramada Encore)

Die Hotelbuchungsplattform für Geschäftsreisende Corporate Rates Club (CRC) ist ab sofort in das Online-Buchungssystem cytric des renommierten Software-Entwicklers i:FAO integriert. Mit dieser Innovation ist der CRC weltweit der erste und einzige Anbieter, der Hotelbuchungen in Kombination mit der Airplus-Abrechnungsfunktion über cytric einbindet.

Damit ist es cytric-Nutzern erstmals möglich, zur Online-Buchung von Übernachtungsleistungen auf das weltweite CRC-Hotelportfolio zuzugreifen und gleichzeitig den zentralen Airplus Company Account zu nutzen.

Durch das integrierte Buchungs- und Abrechnungssystem können sowohl Prozesskosten sowie Übernachtungskosten pro Zimmer für cytric-Nutzer, die durch die neue Anbindung erstmals auf das CRC-Hotelportfolio zugreifen, nachweislich erheblich reduziert werden. Zudem haben die Nutzer jetzt die Möglichkeit, neben Flug, Bahn und Mietwagen auch Hotels über ein einziges Portal zu buchen und alle geschäftsreiserelevanten Buchungen über eine zentrale Firmenkreditkarte abzurechnen.

Außerdem erhält das Unternehmen neben allen Buchungsdaten auch ausführliche Zusatzinformationen, die bisher nur bei Flug-, Bahn- und Autovermieterleistungen verfügbar waren wie Kostenstelle, Personalkennziffer oder Projektnummer des Reisenden.

Der Firmenreisende profitiert davon, dass sämtliche im Buchungsprozess entstandenen Reisekosten zentral erfasst und nicht mehr aus der eigenen Tasche vorgelegt werden. Mit dieser trendgerechten Buchungs- und Zahlungsmöglichkeit übernimmt der CRC im Hotelsektor eine Vorreiterrolle und transferiert die Vorteile nun auch auf cytric.

Erster Nutzer der Schnittstelle von cytric und dem CRC ist die NTT DATA Deutschland GmbH mit circa 1.500 Mitarbeitern. „Durch die Integration von cytric in die SAP-Reisekostenabrechnung des Unternehmens werden die Prozesse bei NTT DATA Deutschland deutlich verschlankt“, stellt Airplus-Verkaufsdirektor Michael Fürer die Vorteile der CRC-Integration bei cytric heraus und erklärt weiter:

„Bei jeder cytric-Buchung wird nun automatisch ein Beleg erzeugt, der über eine Schnittstelle zu Airplus mit den entsprechenden Transaktionsdaten der Airplus-Kreditkarte angereichert und nach Abgleich mit der Buchung tagesaktuell in der SAP Reisekostenabrechnung ausgewiesen wird.“

„Unsere Kunden profitieren von dem ganzheitlichen Ansatz unserer Kooperation mit dem CRC und können jetzt nach dem One-Stop-Shop-Prinzip alle Geschäftsreiseleistungen wie Flug, Bahn, Mietwagen und Hotels in einem System buchen und abrechnen“, freut sich Christian Rosenbaum, Manager Strategic Relations bei cytric-Anbieter i:FAO, über die neue Synergie.