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Kostenkontrolle: Für Travel Manager das Top-Thema 2013

Kostenkontrolle bildet für Travel Manager weltweit das vorrangige Thema für das Jahr 2013 – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Reisevolumen oder dem Umfang des Reiseprogramms.

Das ist das zentrale Ergebnis der jährlichen Studie CWT Travel Management Priorities von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Folglich konzentrieren sich Travel Manager 2013 stärker auf die Bereiche, die die größten Kostensenkungspotenziale versprechen als auf Faktoren, die die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden positiv beeinflussen. Das setzt den Trend aus dem Vorjahr fort.

Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich von Region zu Region: Travel Manager in Europa, dem Nahen Osten und Afrika verschärfen die Reiserichtlinien für Flüge und Bahnfahrten, um die Reisekosten zu senken.

Außerdem rücken die Hotelausgaben verstärkt in ihren Fokus. Nordamerikanische Travel Manager dagegen streben die weitere Konsolidierung ihrer Reiseprogramme und die Standardisierung der Prozesse an.

Ihre Kollegen in der Region Asien/Pazifik legen den Fokus auf eine stärkere Durchsetzung der Reiserichtlinien sowie die Vorgabe bevorzugter Buchungskanäle. In Lateinamerika konzentrieren sich Travel Manager auf die Implementierung von Vorausbuchungsfristen bei Flügen und auf striktere Richtlinien für Mietwagen.

„Aufgrund des herausfordernden Wirtschaftsklimas stehen Travel Manager unverändert unter Druck. Sie müssen sowohl die Kosten reduzieren als auch auf effektive Prozesse achten“, sagt Christophe Renard, Vice President Marketing, Communications and Business Intelligence bei CWT. „Da Flug, Bahn und Mietwagen den Löwenanteil der Reisekosten ausmachen, überrascht es nicht, dass diese auf der Prioritätenliste ganz oben stehen – trotz des bereits hohen Optimierungsgrades in diesen Bereichen.“

Die Einhaltung von Reiserichtlinien in Verbindung mit „Technologie 2.0“ spielt nur für Travel Manager mit weltweiter Verantwortung eine Rolle. Die drei wichtigsten Maßnahmen dafür sind mobile Services für Reisende, die Einrichtung von Social-Media-Tools oder -Apps sowie die Bereitstellung eines webbasierten Reisendenportals. Regional verantwortliche Travel Manager planen eher traditionellere Maßnahmen zur Förderung der Reiserichtlinie, zum Beispiel bessere Kommunikation und Trainings.

„Travel Manager mit einem globalen Aufgabenfeld neigen eher dazu, neuen Prozessen und Methoden eine Chance zu geben“, so Christophe Renard. „Sie sind tendenziell sehr fortschrittlich was die Optimierung ihrer Reiseprogramme angeht. Daher gehen sie neue Herausforderungen öfter als andere mit innovativen Methoden an.“

Die Studie zeigt neben den Prioritäten der Travel Manager auch die Geschäftsreisetrends des Jahres 2013 auf. Welche Veränderungen erwarten Travel Manager für dieses Jahr, welche Herausforderungen stehen an? Die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die weltweite Inflation wird insgesamt moderate Auswirkungen auf die Reisepreise haben. Die Steigerungen werden unter fünf Prozent liegen.
  • Gleichzeitig fordern steigende Kosten für Zusatzgebühren und Treibstoffzuschläge die besondere Aufmerksamkeit der Travel Manager.
  • Technik, die für Endkonsumenten entwickelt wurde, hält immer stärkeren Einzug in Produkten für den Geschäftsreisemarkt. Dazu gehören Bewertungsportale und mobile Applikationen speziell für Geschäftsreisende.
  • Travel Management 2.0“: Travel Manager müssen die richtige Balance finden zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und dem richtigen Maß an Kontrolle aus Budget- und Sicherheitsgründen.
  • Auch das Risikomanagement wird an Bedeutung zunehmen, da Unternehmen ihre Reisenden vermehrt in Hochrisiko-Gebiete schicken. Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende wird zu einem festen Bestandteil der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Angestellten.

Die Studie CWT Travel Management Priorities beruht auf einer internationalen Umfrage von über 700 Travel Managern. Sie umfasst sowohl Unternehmen mit mittelgroßen nationalen Reiseprogrammen und jährlichen Reiseausgaben im Bereich von zwei Millionen US-Dollar als auch Unternehmen mit großen, internationalen Reiseprogrammen, die im Jahr mehr als 100 Millionen US-Dollar für Reisen ausgeben.

Background: Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.

Beziehungsorientiertes Traveler Management

Das neue White Paper von BCD Travel empfiehlt den Aufbau engerer Beziehungen zu reisenden Mitarbeitern

Das aktuelle White Paper von BCD Travel rät Travel Managern zum Umdenken. Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter argumentiert, dass im Travel Management der Aufbau enger Beziehungen zu den Reisenden erfolgversprechender ist als „Vorschreiben und Kontrollieren“.

„Wenn es um die Motivation eines Angestellten im Informationszeitalter geht, gilt:  Zuckerbrot ist besser als Peitsche.“ so Torsten Kriedt, Vice President of Product Planning and Intelligence von BCD Travel.

„Wie lässt sich nun diese Erkenntnis einsetzen, um Reisende beispielsweise zu frühzeitigen Buchungen zu bewegen?“ Und wie lässt sich ein bestehendes Geschäftsreiseprogramm weiter verbessern, wenn scheinbar bereits alle Einsparpotentiale ausgeschöpft sind? Die Antwort liegt in der Stärkung der Entscheidungskompetenz der Reisenden.“

Traveler Management lässt sich grob in zwei Bereiche einteilen: Steuerung der Nachfrage und des Kaufverhaltens. Die Nachfragesteuerung nimmt Einfluss auf die Anzahl der Reisen.

Die Steuerung des Kaufverhaltens beeinflusst dagegen die Reiseplanung, wie viel Reiseende ausgeben und bei welchem Anbieter. Beide Ansätze können Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, die Produktivität zu steigern und die Sicherheit von Reisenden zu erhöhen.

Fallstudien erläutern, wie namenhafte Unternehmen dieses Wissen erfolgreich eingesetzt haben:

  • Coca-Cola – Wie sich ein Unternehmen das Konkurrenzdenken von Reisenden zunutze machte, um die Einhaltung der Reiserichtlinie zu stärken.
  • IKEA – Wie die Anzahl der Geschäftsreisen reduziert werden konnte und das Unternehmen dennoch im Geschäft blieb.
  • Nokia – Wie die Einstellung der Mitarbeiter zur Notwendigkeit des Reisens erfolgreich und im Einklang mit der Unternehmensstrategie geändert werden konnte.

Außerdem zeigt das White Paper hilfreiche, praktische Beispiele auf, wie Kaufentscheidungen von Reisenden beeinflusst werden können. Hier die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen im Überblick:
Bestehende Reiseprogramme bieten immer weniger Möglichkeiten, Einsparungen über den Einkauf von Leistungen zu erzielen.

  • Ein Travel Management, das auf die Durchsetzung von Richtlinien setzt und das  Ausgabeverhalten des Reisenden diktiert, wird zunehmend ineffektiv.
  • Neue Technologien wie Social Media und mobile Services führen zu einer dramatischen Änderung des Buchungsverhaltens der Reisenden und somit zu stärkeren Abweichungen vom vorgegebenen Geschäftsreiseprogramm. Travel Manager können sich diese Trends zunutze machen, um die Einhaltung der Reiserichtlinie sogar zu stärken.
  •  Effektives Traveler Management folgt vier wichtigen Phasen: Planung, Verkauf, Intervention, Prüfung.

Planung: zeigt grundlegende Schritte zur Reduzierung unnötiger Reisen und die Maximierung des Return on Invest von gebuchten Reisen auf. Verkauf: zielt auf effektive Methoden, um Reisende zu überzeugen, die vom Unternehmens bevorzugten Leistungsträger zu wählen. Intervention: identifiziert kritische Momente vor und während einer Reise, wenn auf Kaufentscheidungen von Reisenden besonders effektiv Einfluss genommen werden kann. Prüfung des Reiseprogramms: untersucht, welche Bedeutung dem Sammeln von Feedback der Reisenden zukommt, um sowohl den Bedürfnissen der Reisenden, als auch den Anforderungen des Arbeitgebers bestmöglich gerecht werden zu können.

Das komplette White Paper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter steht zum Herunterladen bereit.

Mobile Apps vereinfachen Geschäftsreisen

Mit einem Klick alles auf einen Blick
Mit einem Klick alles auf einen Blick: Wie mobile Apps – zum Beispiel Tripit von Concur – die Geschäftsreise vereinfachen und zugleich dem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen

Reisekosten-Abrechnungen sind häufig zeitintensiv und lästig – für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Viele Firmen fragen sich deshalb, wie sie ihre Reisekosten einfacher verwalten und Geschäftsreisen komfortabel organisieren können.

Dabei denken kleine und mittelständische Unternehmen oft, dass ein automatisiertes All-in-one-System für die Reisebuchungs- und Kostenabrechnungsprozesse nur etwas für große Konzerne ist. Das stimmt allerdings nicht. Denn Erfahrungen zeigen, dass sich ein umfassendes Reise(kosten)management-System bereits ab etwa 50 Mitarbeitern lohnt.

Mit einem einheitlichen Buchungs- und Abrechnungssystem spart beispielsweise die Finanzabteilung kostbare Arbeitszeit: Die Buchhaltung muss nicht mehr jeden einzelnen Beleg erfassen und kontrollieren.

Dank automatischer Datenübernahme können die Mitarbeiter ganz einfach korrekte und richtlinienkonforme Reisekostenabrechnungen erstellen – und wichtige Reiseinformationen gehen nicht mehr verloren.

Tripit App
Jede Information, die der Geschäftsreisende unterwegs braucht, kann er mit TripIt auf seinem Handy abrufen, ändern und kommunizieren (Foto: Geoff Teehan & Lax)

Vor allem mobile Anwendungen werden bei der Reiseplanung und Organisation der Reiseunterlagen immer beliebter. Die mobile Reise-App TripIt by Concur hilft dabei, übersichtliche Reisepläne automatisch zu erstellen und online zu teilen.

So werden beispielsweise die Kollegen umgehend informiert, wenn man sich zu einem Geschäftstermin verspätet. Auch in Ausnahmesituationen kann man sich auf das Reise-Tool verlassen: TripIt zeigt stets den aktuellen Flugstatus, und wenn der Flug einmal gecancelt wird, informiert die App über Reisealternativen und Erstattungsmöglichkeiten.

Mit der Concur Mobile App können Geschäftsreisende schon von unterwegs aus ihre Kostenabrechnung erstellen. Es lohnt sich also auch für kleine und mittelständische Firmen, über automatisierte Reisemanagement- und Kostenverwaltungslösungen nachzudenken, weil sie damit Zeit und Geld sparen.

Die ohnehin schon geringen Anschaffungskosten rechnen sich in kürzester Zeit. Und auch für die Mitarbeiter ist es ein klarer Vorteil, wenn sie im Geschäftsalltag entspannt reisen und mehr Zeit im Büro für ihre wirklich wichtigen Aufgaben haben.
Wolfgang Janacek
Concur Regional Sales Executive

Air and Ground Savings: So senken Sie die Reisekosten

Check in beim Priority Terminal auf dem Flughafen Wien
Geschäftsreisen gehen ins Geld: Check in beim Priority Terminal auf dem Flughafen Wien (Foto: Vienna International Airport)

Der Spruch ist abgegriffen, aber noch immer in der Geschäftsreisewelt hip: Geiz ist geil, also muss weiteres Sparen möglich sein. Zu dieser Feststellung kommt auch die Studie „Mastering the Maze – A Practical Guide to Air and Ground Savings“ von Carlson Wagonlit Travel. Auf gut Deutsch: Anleitung zum Senken der Flug- und Transportkosten.

Denn selbst Unternehmen mit perfektem Travel Management können laut dieser Studie bis zu zehn Prozent ihrer Geschäftsreisekosten einsparen – etwa durch Neuverhandlung von Airline-Zusatzgebühren und Kerosinzuschlägen, regelmäßiges Checken der vereinbarten Flugtarife in den Vertriebssystemen und permanente Kontrolle der Tarifverfügbarkeit der Buchungsklassen sowie durch langfristiges Buchen bei internationalen Economy-Tarifen.

Auch eine Umfage von AirPlus International unter 1.701 Reiseverantwortlichen zeigt, dass die Kostenanalyse weiter an Bedeutung gewinnt, Benchmarking sich lohnt und die Ancillary Fees zur ständigen Kontrolle zwingen. Rund 45 Prozent der Travel Manager sehen den Einsatz mobiler Endgeräte zur Reiseorganisation als einen langfristigen Trend, acht Prozent betrachten diese Entwicklung als eher kurzfristig.

Und die neue AirPlus-Untersuchung „Mobile Payment – Wandel in Reise- und Spesenmanagement von Unternehmen“ zeigt, wo’s in Zukunft langgeht, wo noch eingespart werden kann – beim Bezahlen mit dem Smartphone. „Das Thema wird für Geschäftsreisen immens wichtig, und die Art, wie wir etwas bezahlen, völlig verändern“, prophezeit Volker Huber, Executive Vice President Global Sales bei AirPlus.

Die neue Technologie, die das mobile Bezahlen ohne Kreditkarte ermöglicht, heißt Near Field Communication (NFC). Experten schätzen, dass 2014 beim Bezahlen mit NFC 50 Milliarden Dollar umgesetzt werden. Fröhliche Umsätze!
Georg Karp