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Buchtipp: Reisekosten in der Praxis

Reisekosten gehören zu den in Theorie und Praxis meistdiskutierten Themen des steuerlichen Alltags. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Der Großteil der Steuerzahler ist unmittelbar selbst von den Reisekosten betroffen. Weiterlesen

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Fehlende Reiserichtlinien: Unternehmen verschenken Geld

Im Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen ab zehn Mitarbeitern besteht Aufholbedarf beim wichtigsten Instrument für Kosteneinsparungen. Dieses Defizit hat die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 aufgedeckt. Demnach gibt es in nur jedem zweiten Unternehmen eine Richtlinie, die Regelungen zu dienstlichen Reisen enthält. „Damit verschenken sie viel Geld, denn konsequentes< weiter>

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HRG-Studie: Hotelpreise steigen

Design Hotel 25h Vienna
Design Hotel 25h Vienna: Die österreichische Metropole liegt bei Hotelpreisen im Europa-Durchschnitt

Mit einer globalen Untersuchung unterstützt HRG das Kundenbedürfnis nach besserer Kostenkontrolle im Reisemanagement. Die HRG-Hotelstudie 2013 zeigt, dass die Entwicklung der Logis-Kosten im Geschäftsreisebereich höchst differenziert betrachtet werden muss.

„Unsere Hotelstudie zeigt, dass regionale Trends an Bedeutung verlieren, während einzelne Städte hervorragende Rollen in einer kleiner werdenden Welt spielen. Es sieht so aus, als würden die Hotelkosten steigen. Geht man jedoch ins Detail, lässt sich erkennen, dass das Bild innerhalb einzelner Länder, sogar innerhalb einzelner Regionen sehr unterschiedlich ausfallen kann.“ so Stewart Harvey, Group Commercial Director von HRG.

Harvey: „Seit mehreren Jahren beobachten wir, dass Unternehmen erhöhtes Kostenbewusstsein an den Tag legen und bei Geschäftsreisen stärker auf den Preis achten. Dieser Fokus auf Planung und Controlling wird sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen. HRG ist es ein besonderes Bedürfnis, gemeinsam mit den Kunden zu analysieren, wie und wann Reiseleistungen unter laufenden Herausforderungen am besten und günstigsten buchbar sind.“

Eine der wesentlichen Erkenntnisse der aktuellen Studie ist, dass vorteilhafte Wechselkurse internationale Geschäftsreisende vor den Auswirkungen stark steigender Hotelkosten in Städten wie Rio de Janeiro oder Buenos Aires schützen. Die wichtigsten weiteren Trends finden Sie hier kurz zusammengefasst:

  • Im weltweiten Durchschnitt stiegen die Preise 2012 um 1,4% (Anm.: +1% 2011)
  • Die Preise in den Finanzmetropolen wie London, New York, Hong Kong und Singapore stiegen ebenfalls. Diese Entwicklung kann auf ein wiedergewonnenes Vertrauen in den Finanzsektor zurückgeführt werden.
  • Der europäische Markt weist uneinheitliche, saisonal stark schwankende Preise auf. Während in Städten wie Barcelona und Athen die Entwicklung wechselhaft war, ließ sich in Deutschland eine stabilere Situation beobachten. Steigende Auslastungszahlen in Städten wie Frankfurt und Berlin führten dort zu einem steigenden Preisniveau.
  • Nach starken Rückgängen in den vergangenen Jahren verzeichnet Dubai wieder Preisanstiege. Die lokalen Hotelpreise haben wieder das Niveau aus der Zeit vor dem Arabischen Frühling erreicht. Andere Metropolen der Region verzeichnen weiterhin Rückgänge im Geschäftsreiseaufkommen.
  • Der US-Hotelmarkt verzeichnete generell steigende Preise. Eine Ausnahme bildete die Hauptstadt Washington D.C. (-14%), wo die Nachfrage im Business-Bereich zurück gegangen ist.
  • Moskau bleibt das neunte Jahr in Folge die teuerste Destination für Geschäftsreisende. Mit einer Preiserhöhung von 4% im Vergleich zum Vorjahr konnte der deutliche Abstand zu anderen Städten weiterhin gehalten werden.
  • Die stärksten Preiserhöhungen konnten in den brasilianischen Metropolen Rio de Janeiro (+19%) und Sao Paulo (+15%) festgestellt werden. Im allgemeinen kann der Geschäftsreisemarkt in Südamerika als wachsend beschrieben werden.

Asien, Nord- und Südamerika verzeichneten gesamt steigende Preise im Vergleich zum Vorjahr. Alle anderen Regionen weisen dem gegenüber insgesamt fallende Preise aus. Die anhaltende Weltwirtschaftskrise und die unbeständigen wirtschaftlichen Umfeldbedingungen der Eurozone führten zu einem Abfall der Preise um durchschnittlich 9%. Ein Abbild der globalen wirtschaftlichen Entwicklung ist auch im Geschäftsreisemarkt zu sehen: Wachstumsmärkte wie Lateinamerika rücken immer weiter ins Rampenlicht der Geschäftsreisenden.

Auch der Blick auf den europäischen Markt bietet ein sehr differenziertes Bild: Städte wie Barcelona, Dublin und Athen, deren nationale Wirtschaft stark von der aktuellen Krise betroffen waren und sind, verzeichneten rückläufige Hotelpreise. Das Beispiel Barcelona zeigt, wie stark die Schwankungen waren, denen die Märkte im vergangenen Jahr unterlagen: Auf einen Preisabfall von 39% im 1. Quartal folgte ein Anstieg um 32% im letzten Vierteljahr. Am Ende des Jahres blieb keine messbare
Veränderung im Vergleich zum Vorjahr.

Ein ganz anderes Bild war in Frankfurt zu beobachten: Das Wiederaufleben des Bank- und Finanzsektors führte dort zu einer Preissteigerung von 4%. Die letztjährigen Entwicklungen auf anderen etablierten Märkten wie Berlin, London oder Paris verleiten zu einem klaren Schluss: Im Geschäftsreise-Europa gibt es eine Trennung zwischen Nord und Süd.

Auch Wien wurde in der Studien erfasst: Die durchschnittlichen Zimmerpreise für Geschäftsreisende in der Bundeshauptstadt lagen 2012 bei 165,09 EUR. Daraus ergibt sich ein Minus von einem Prozentpunkt im Vergleich zu den Werten des Vorjahres. Im europäischen Vergleich entspricht das einer durchschnittlichen Entwicklung.

Backgroundinformation

Seit 21 Jahren führt HRG im Abstand von einem halben Jahr eine Studie über die Entwicklungen der Hotelpreise in den wichtigsten Geschäftsreisemärkten durch. Die Studie soll einen Einblick in das weltweite Verhalten im Bereich Geschäftsreisen geben. Die Daten der aktuellen Studie entstammen einer Kombination der Wirtschaftsfaktoren im Zeitraum Jänner–Dezember 2012. Referenzwerte beziehen sich auf den Zeitraum Jänner–Dezember 2011.

HRGHogg Robinson Group plc (HRG) ist ein internationaler Anbieter hochwertiger Unternehmensdienstleistungen mit Hauptsitz in Basingstoke, UK. 1845 gegründet, spezialisiert sich HRG heute auf die Geschäftsfelder Reise-, Kosten- und Datenmanagement auf Basis eigener technischer Lösungen und Produkte. Mit einem weltweiten Netzwerk, das mehr als 120 Länder umfasst, bietet HRG in Nordamerika, Europa, Asien-Pazifik, Afrika, Lateinamerika sowie im Nahen Osten und Westasien exzellentes lokales Marktwissen gekoppelt mit globaler Expertise.

Geschäftsreisen: Werden Flugpreise wieder steigen?

Österreichische Travel Manager befürchten steigende Flugpreise. In einer Blitzumfrage der austrian business travel association (abta), äußerten 78 Prozent der Befragten, dass sie im Jahr 2013 steigende Flugpreise erwarten.

Miguel Dieterich
abta-Präsient Hanno Kirsch: Preissteigerungen bitte nicht  zu Lasten der Geschäftsreisenden (Foto: Miguel Dieterich)

Diese Erwartung steht in deutlichem Kontrast zum Hotelmarkt. Hier erwartet die Mehrheit der Befragten, genau 53 Prozent, dass die Preise zumindest gleich bleiben. Hanno Kirsch, Präsident der abta: „Wir haben zwar Verständnis für die Bemühungen der Airlines, ihre Wirtschaftlichkeit zu verbessern, doch sollte das nicht zu Lasten der für die Gesamtwirtschaft so wichtigen Geschäftsreisenden geschehen.“

Rund 60 Prozent der Befragten berichten aus ihren Unternehmen, dass die Zahl der Geschäftsreisen im Jahr 2013 überwiegend gleich bleiben wird. Rund 31 Prozent der Unternehmen werden häufiger als in den Vorjahren unterwegs sein. Da Geschäftsreisen als verlässlicher Konjunktur-Indikator gelten, spiegeln diese Ergebnisse eine insgesamt vorsichtig-optimistische Geschäftserwartung österreichischer Unternehmen wider.

Auf die Frage, mit welchen Themen sich die Travel Manager persönlich am intensivsten beschäftigen werden, stehen eindeutig Effizienzthemen an der Spitze: An erster Stelle wird „Kostensenkung“ mit 31 Prozent genannt, gefolgt von „bessere interne Abwicklung“ und „Einführung eines Travel Management Systems.“

Kostenkontrolle: Für Travel Manager das Top-Thema 2013

Kostenkontrolle bildet für Travel Manager weltweit das vorrangige Thema für das Jahr 2013 – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Reisevolumen oder dem Umfang des Reiseprogramms.

Das ist das zentrale Ergebnis der jährlichen Studie CWT Travel Management Priorities von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Folglich konzentrieren sich Travel Manager 2013 stärker auf die Bereiche, die die größten Kostensenkungspotenziale versprechen als auf Faktoren, die die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden positiv beeinflussen. Das setzt den Trend aus dem Vorjahr fort.

Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich von Region zu Region: Travel Manager in Europa, dem Nahen Osten und Afrika verschärfen die Reiserichtlinien für Flüge und Bahnfahrten, um die Reisekosten zu senken.

Außerdem rücken die Hotelausgaben verstärkt in ihren Fokus. Nordamerikanische Travel Manager dagegen streben die weitere Konsolidierung ihrer Reiseprogramme und die Standardisierung der Prozesse an.

Ihre Kollegen in der Region Asien/Pazifik legen den Fokus auf eine stärkere Durchsetzung der Reiserichtlinien sowie die Vorgabe bevorzugter Buchungskanäle. In Lateinamerika konzentrieren sich Travel Manager auf die Implementierung von Vorausbuchungsfristen bei Flügen und auf striktere Richtlinien für Mietwagen.

„Aufgrund des herausfordernden Wirtschaftsklimas stehen Travel Manager unverändert unter Druck. Sie müssen sowohl die Kosten reduzieren als auch auf effektive Prozesse achten“, sagt Christophe Renard, Vice President Marketing, Communications and Business Intelligence bei CWT. „Da Flug, Bahn und Mietwagen den Löwenanteil der Reisekosten ausmachen, überrascht es nicht, dass diese auf der Prioritätenliste ganz oben stehen – trotz des bereits hohen Optimierungsgrades in diesen Bereichen.“

Die Einhaltung von Reiserichtlinien in Verbindung mit „Technologie 2.0“ spielt nur für Travel Manager mit weltweiter Verantwortung eine Rolle. Die drei wichtigsten Maßnahmen dafür sind mobile Services für Reisende, die Einrichtung von Social-Media-Tools oder -Apps sowie die Bereitstellung eines webbasierten Reisendenportals. Regional verantwortliche Travel Manager planen eher traditionellere Maßnahmen zur Förderung der Reiserichtlinie, zum Beispiel bessere Kommunikation und Trainings.

„Travel Manager mit einem globalen Aufgabenfeld neigen eher dazu, neuen Prozessen und Methoden eine Chance zu geben“, so Christophe Renard. „Sie sind tendenziell sehr fortschrittlich was die Optimierung ihrer Reiseprogramme angeht. Daher gehen sie neue Herausforderungen öfter als andere mit innovativen Methoden an.“

Die Studie zeigt neben den Prioritäten der Travel Manager auch die Geschäftsreisetrends des Jahres 2013 auf. Welche Veränderungen erwarten Travel Manager für dieses Jahr, welche Herausforderungen stehen an? Die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die weltweite Inflation wird insgesamt moderate Auswirkungen auf die Reisepreise haben. Die Steigerungen werden unter fünf Prozent liegen.
  • Gleichzeitig fordern steigende Kosten für Zusatzgebühren und Treibstoffzuschläge die besondere Aufmerksamkeit der Travel Manager.
  • Technik, die für Endkonsumenten entwickelt wurde, hält immer stärkeren Einzug in Produkten für den Geschäftsreisemarkt. Dazu gehören Bewertungsportale und mobile Applikationen speziell für Geschäftsreisende.
  • Travel Management 2.0“: Travel Manager müssen die richtige Balance finden zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und dem richtigen Maß an Kontrolle aus Budget- und Sicherheitsgründen.
  • Auch das Risikomanagement wird an Bedeutung zunehmen, da Unternehmen ihre Reisenden vermehrt in Hochrisiko-Gebiete schicken. Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende wird zu einem festen Bestandteil der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Angestellten.

Die Studie CWT Travel Management Priorities beruht auf einer internationalen Umfrage von über 700 Travel Managern. Sie umfasst sowohl Unternehmen mit mittelgroßen nationalen Reiseprogrammen und jährlichen Reiseausgaben im Bereich von zwei Millionen US-Dollar als auch Unternehmen mit großen, internationalen Reiseprogrammen, die im Jahr mehr als 100 Millionen US-Dollar für Reisen ausgeben.

Background: Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.

Beziehungsorientiertes Traveler Management

Das neue White Paper von BCD Travel empfiehlt den Aufbau engerer Beziehungen zu reisenden Mitarbeitern

Das aktuelle White Paper von BCD Travel rät Travel Managern zum Umdenken. Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter argumentiert, dass im Travel Management der Aufbau enger Beziehungen zu den Reisenden erfolgversprechender ist als „Vorschreiben und Kontrollieren“.

„Wenn es um die Motivation eines Angestellten im Informationszeitalter geht, gilt:  Zuckerbrot ist besser als Peitsche.“ so Torsten Kriedt, Vice President of Product Planning and Intelligence von BCD Travel.

„Wie lässt sich nun diese Erkenntnis einsetzen, um Reisende beispielsweise zu frühzeitigen Buchungen zu bewegen?“ Und wie lässt sich ein bestehendes Geschäftsreiseprogramm weiter verbessern, wenn scheinbar bereits alle Einsparpotentiale ausgeschöpft sind? Die Antwort liegt in der Stärkung der Entscheidungskompetenz der Reisenden.“

Traveler Management lässt sich grob in zwei Bereiche einteilen: Steuerung der Nachfrage und des Kaufverhaltens. Die Nachfragesteuerung nimmt Einfluss auf die Anzahl der Reisen.

Die Steuerung des Kaufverhaltens beeinflusst dagegen die Reiseplanung, wie viel Reiseende ausgeben und bei welchem Anbieter. Beide Ansätze können Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, die Produktivität zu steigern und die Sicherheit von Reisenden zu erhöhen.

Fallstudien erläutern, wie namenhafte Unternehmen dieses Wissen erfolgreich eingesetzt haben:

  • Coca-Cola – Wie sich ein Unternehmen das Konkurrenzdenken von Reisenden zunutze machte, um die Einhaltung der Reiserichtlinie zu stärken.
  • IKEA – Wie die Anzahl der Geschäftsreisen reduziert werden konnte und das Unternehmen dennoch im Geschäft blieb.
  • Nokia – Wie die Einstellung der Mitarbeiter zur Notwendigkeit des Reisens erfolgreich und im Einklang mit der Unternehmensstrategie geändert werden konnte.

Außerdem zeigt das White Paper hilfreiche, praktische Beispiele auf, wie Kaufentscheidungen von Reisenden beeinflusst werden können. Hier die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen im Überblick:
Bestehende Reiseprogramme bieten immer weniger Möglichkeiten, Einsparungen über den Einkauf von Leistungen zu erzielen.

  • Ein Travel Management, das auf die Durchsetzung von Richtlinien setzt und das  Ausgabeverhalten des Reisenden diktiert, wird zunehmend ineffektiv.
  • Neue Technologien wie Social Media und mobile Services führen zu einer dramatischen Änderung des Buchungsverhaltens der Reisenden und somit zu stärkeren Abweichungen vom vorgegebenen Geschäftsreiseprogramm. Travel Manager können sich diese Trends zunutze machen, um die Einhaltung der Reiserichtlinie sogar zu stärken.
  •  Effektives Traveler Management folgt vier wichtigen Phasen: Planung, Verkauf, Intervention, Prüfung.

Planung: zeigt grundlegende Schritte zur Reduzierung unnötiger Reisen und die Maximierung des Return on Invest von gebuchten Reisen auf. Verkauf: zielt auf effektive Methoden, um Reisende zu überzeugen, die vom Unternehmens bevorzugten Leistungsträger zu wählen. Intervention: identifiziert kritische Momente vor und während einer Reise, wenn auf Kaufentscheidungen von Reisenden besonders effektiv Einfluss genommen werden kann. Prüfung des Reiseprogramms: untersucht, welche Bedeutung dem Sammeln von Feedback der Reisenden zukommt, um sowohl den Bedürfnissen der Reisenden, als auch den Anforderungen des Arbeitgebers bestmöglich gerecht werden zu können.

Das komplette White Paper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter steht zum Herunterladen bereit.

Mobile Apps vereinfachen Geschäftsreisen

Mit einem Klick alles auf einen Blick
Mit einem Klick alles auf einen Blick: Wie mobile Apps – zum Beispiel Tripit von Concur – die Geschäftsreise vereinfachen und zugleich dem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen

Reisekosten-Abrechnungen sind häufig zeitintensiv und lästig – für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Viele Firmen fragen sich deshalb, wie sie ihre Reisekosten einfacher verwalten und Geschäftsreisen komfortabel organisieren können.

Dabei denken kleine und mittelständische Unternehmen oft, dass ein automatisiertes All-in-one-System für die Reisebuchungs- und Kostenabrechnungsprozesse nur etwas für große Konzerne ist. Das stimmt allerdings nicht. Denn Erfahrungen zeigen, dass sich ein umfassendes Reise(kosten)management-System bereits ab etwa 50 Mitarbeitern lohnt.

Mit einem einheitlichen Buchungs- und Abrechnungssystem spart beispielsweise die Finanzabteilung kostbare Arbeitszeit: Die Buchhaltung muss nicht mehr jeden einzelnen Beleg erfassen und kontrollieren.

Dank automatischer Datenübernahme können die Mitarbeiter ganz einfach korrekte und richtlinienkonforme Reisekostenabrechnungen erstellen – und wichtige Reiseinformationen gehen nicht mehr verloren.

Tripit App
Jede Information, die der Geschäftsreisende unterwegs braucht, kann er mit TripIt auf seinem Handy abrufen, ändern und kommunizieren (Foto: Geoff Teehan & Lax)

Vor allem mobile Anwendungen werden bei der Reiseplanung und Organisation der Reiseunterlagen immer beliebter. Die mobile Reise-App TripIt by Concur hilft dabei, übersichtliche Reisepläne automatisch zu erstellen und online zu teilen.

So werden beispielsweise die Kollegen umgehend informiert, wenn man sich zu einem Geschäftstermin verspätet. Auch in Ausnahmesituationen kann man sich auf das Reise-Tool verlassen: TripIt zeigt stets den aktuellen Flugstatus, und wenn der Flug einmal gecancelt wird, informiert die App über Reisealternativen und Erstattungsmöglichkeiten.

Mit der Concur Mobile App können Geschäftsreisende schon von unterwegs aus ihre Kostenabrechnung erstellen. Es lohnt sich also auch für kleine und mittelständische Firmen, über automatisierte Reisemanagement- und Kostenverwaltungslösungen nachzudenken, weil sie damit Zeit und Geld sparen.

Die ohnehin schon geringen Anschaffungskosten rechnen sich in kürzester Zeit. Und auch für die Mitarbeiter ist es ein klarer Vorteil, wenn sie im Geschäftsalltag entspannt reisen und mehr Zeit im Büro für ihre wirklich wichtigen Aufgaben haben.
Wolfgang Janacek
Concur Regional Sales Executive