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Fortbildung: Mobile Endgeräte als Lernhelfer

Touchpad
Ob Smartphone, Touchpad, Netbook, iPad, iPhone oder Notebook: Weiterbildung erobert die neuen Technologien (Photo: yum9me)

Immer mehr Personalverantwortliche setzen in der beruflichen Qualifizierung auf Smartphone, Touchpad, Netbook oder Notebook. Dies geht aus der aktuellen TNS Infratest-Studie „Weiterbildungstrends in Deutschland 2013“ hervor. Fortbildung: Mobile Endgeräte als Lernhelfer weiterlesen

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IT-Sicherheit: Schwere Mängel in Unternehmen

Erst wenn Daten verschwinden, denken viele Unternehmer dann an Datensicherheit (Foto: Archiv/Photodisc)

Bereits ein Drittel der Beschäftigten hat über private Geräte Zugriff auf wichtige firmeninterne Daten, jedoch mehr als die Hälfte dieser Geräte sind nicht von der IT-Sicherheit erfasst. Für die heimischen Unternehmen entsteht dadurch ein großes Sicherheitsrisiko, so das Ergebnis einer von Cisco durchgeführten Studie mit 300 Unternehmen. Dass für die möglichen Schäden die Geschäftsführer haften, ist in den Unternehmen weitgehend unbekannt. Trotzdem ist die Mehrheit der Geschäftsführer auch der Meinung, dass Österreichs Unternehmen Aufholbedarf bei der IT-Sicherheit haben.

Sicherheits-Bedrohungen, wie etwa Trojaner oder Computerviren, sind nahezu allen Führungskräften bekannt (96 %), doch weiß mehr als ein Drittel der Befragten (38 %) nur wenig oder gar nicht Bescheid, ob ihr Unternehmen davor geschützt ist. Der Schaden aufgrund eines mangelnden IT-Schutzes kann sogar existenzbedrohende Ausmaße annehmen: 42 Prozent der Unternehmen hatten dadurch bereits Systemausfälle. Für etwa ein Drittel der befragten Unternehmen (34 %) könnte ein Schaden, der durch eine IT-Sicherheitslücke entsteht, sehr hoch ausfallen, für jeden Zehnten (9 %) könnte das sogar die Existenz des Unternehmens gefährden. Dabei weiß mehr als die Hälfte (58 %) der befragten Geschäftsführer nicht, dass sie auch rechtlich für mangelnde IT-Sicherheit in ihrem Unternehmen haften.

Achim Kaspar, General Manager Cisco Austria: „Zu geringes Bewusstsein für möglichen Schaden. Unternehmer befassen sich mehrheitlich nicht einmal mit den Haftungsfragen“ (Foto: Cisco/Sarah-Maria Kölb

Achim Kaspar, General Manager Cisco Austria: „Die Zahl der Ausfälle zeigt, wie unzureichend viele heimische Unternehmen gegen Sicherheits-Bedrohungen gerüstet sind. Wir sehen auch ein zu geringes Bewusstsein für den möglichen Schaden. Die Unternehmer befassen sich mehrheitlich nicht einmal mit den Haftungsfragen.“

Die Umfrage unter 300 heimischen Unternehmern zeigt, dass zunehmend private Geräte in der Arbeit benutzt werden – jedes dritte Unternehmen (33 %) ermöglicht „Bring-Your-Own-Device“ – Mitarbeiter können private mobile Geräte, wie z. B. ein Smartphone oder einen Tablet-PC nutzen, um auf firmeninterne Daten zuzugreifen.

Mehr als die Hälfte dieser Geräte (56 %) ist jedoch nicht in das IT-Sicherheitssystem des Unternehmens eingebunden. Auch gibt es bei der Nutzung von Internet-Medien kein Sicherheitsbewusstsein: Etwa zwei Drittel (68 %) der heimischen Unternehmen haben keine Richtlinien für die Nutzung von sozialen Medien. Etwa die Hälfte der befragten Führungskräfte (47 %) ist der Meinung, dass Österreichs Unternehmen einen großen Aufholbedarf bei der IT-Sicherheit haben.

Das bestätigt auch Karl Kapsch, COO des österreichischen Telekommunikations-Unternehmens Kapsch Group: „Sicherheit ist eines der wichtigsten Themen für sämtliche Bereiche der IT- und Telekommunikation. Während große Provider und Systembetreiber große Anstrengungen unternehmen, state-of-the-art Security-Maßstäbe anzulegen, weisen kleinere Unternehmen oft Lücken auf. Wer sich zu wenig um die Sicherheit seiner Anwendungen und Daten kümmert, gefährdet nicht nur sein eigenes Business, sondern stellt auch ein Risiko für das Gesamtsystem dar.“ (Quelle: Cisco/monitor.at)

Das papierlose Büro bleibt ein Traum

Das papierlose Büro ist noch immer keine Realität in vielen Unternehmen (Illustration: Iron Mountain)
Das papierlose Büro ist noch immer keine Realität in vielen Unternehmen (Illustration: Iron Mountain)

In einer Studie hat Iron Mountain, Dienstleister für Dokumentenmanagement und Datenschutz, festgestellt, dass das papierlose Büro für viele europäische Firmen nicht realisierbar ist: Dokumente auf Papier nehmen in Unternehmen eine wichtige Rolle ein und werden in naher Zukunft auch nicht aus den Büros verschwinden.

Die Studie zeigt gleichfalls, dass für viele Unternehmen die Verwaltung von großen Papierarchiven auf ihrem Standort problematisch ist: Durch überlastete und unorganisierte Archivsysteme sind diese Firmen verstärkt dem Risiko ausgesetzt, Daten zu verlieren oder zu beschädigen. Zudem sind sie nicht in der Lage, ihre Informationen voll nutzbar zu machen.

Im Rahmen der Studie wurden Informationsmanagement-Entscheider im rechtlichen, produzierenden, pharmazeutischen und Finanz-Sektor in Deutschland, England, Frankreich, Holland, Spanien und Ungarn befragt. Es stellte sich heraus, dass mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen den Großteil ihrer Papierunterlagen in einem zentralen Archiv auf dem Firmengelände lagert. Oft werden Unterlagen in Kellerräumen archiviert, wodurch sensible Kundendaten und geschäftskritische Dokumente Risiken wie Überschwemmung, Schimmel oder Schäden durch Nagetiere ausgesetzt sind.

Mehr als die Hälfte (51 Prozent) aller von Iron Mountain befragten Unternehmen gab an, dass der Großteil ihrer wichtigen Kundendaten in Papierform archiviert ist. 45 Prozent sagten, dass ihre Ressourcen hinsichtlich Speicherung und Zugang zu Speicherdaten stark ausgelastet sind: Wichtige Informationen können sie deshalb nicht schnell genug abrufen. 37 Prozent gingen sogar so weit, ihre Dokumentenarchivierung als chaotisch zu bezeichnen, mit kaum erkennbaren Strukturen; und abgelegten Dokumenten, die nie wieder auftauchen. Besonders alarmierend ist, dass zwei Prozent der Firmen über keinerlei Strukturen für die Archivierung von Kundendaten verfügen.

Nur 24 Prozent glauben, dass sie angemessenen Zugang zu ihren Kundendaten haben und so effektives Kundenmanagement betreiben können. 49 Prozent befürchten, wertvolle historische Dokumente zu verlieren; ein Viertel sieht sich nicht in der Lage, ein System für Dokumentenmanagement einzuführen, das Unterlagen in Papier- und in digitaler Form gleichermaßen gerecht wird.

„Das papierlose Büro mag für viele ein unrealistisches Ziel sein, eine papiereffiziente Umgebung ist aber erreichbar“, glaubt Hans-Günter Börgmann von Iron Mountain Deutschland. „Firmen produzieren, kopieren und archivieren Papierdokumente – und sie werden es auch weiter tun. Unsere Untersuchung zeigt, dass bislang nur ein Prozent der europäischen Unternehmen eine papierlose Arbeitsumgebung geschaffen hat.

Und: „Wir raten, bei der Digitalisierung von Papierdokumenten nichts zu überstürzen. Stattdessen sollten sich Unternehmen mit der Frage beschäftigen, wie sie ihre Informationen nutzen, und dann die Unterlagen digitalisieren, auf die sie regelmäßig zugreifen. Firmen müssen ihre Ressourcen auf die wichtigsten Dokumente bündeln: Geschäftsunterlagen, Kundendaten und Business Intelligence. Den Rest der Dokumente können Unternehmen für eine bestimmte Zeit außerhalb des Betriebsgeländes lagern – als Teil eines Corporate Information Responsibilty-Programms.“

Mehr Hintergrund-Infomationen zum Thema papierloses Büro, Datensicherheit, Datenmanagement und relevante IT-Themen sowie aktuelle Internet-News für KMU bietet das Magazin Monitor.