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Das papierlose Büro bleibt ein Traum

Das papierlose Büro ist noch immer keine Realität in vielen Unternehmen (Illustration: Iron Mountain)
Das papierlose Büro ist noch immer keine Realität in vielen Unternehmen (Illustration: Iron Mountain)

In einer Studie hat Iron Mountain, Dienstleister für Dokumentenmanagement und Datenschutz, festgestellt, dass das papierlose Büro für viele europäische Firmen nicht realisierbar ist: Dokumente auf Papier nehmen in Unternehmen eine wichtige Rolle ein und werden in naher Zukunft auch nicht aus den Büros verschwinden.

Die Studie zeigt gleichfalls, dass für viele Unternehmen die Verwaltung von großen Papierarchiven auf ihrem Standort problematisch ist: Durch überlastete und unorganisierte Archivsysteme sind diese Firmen verstärkt dem Risiko ausgesetzt, Daten zu verlieren oder zu beschädigen. Zudem sind sie nicht in der Lage, ihre Informationen voll nutzbar zu machen.

Im Rahmen der Studie wurden Informationsmanagement-Entscheider im rechtlichen, produzierenden, pharmazeutischen und Finanz-Sektor in Deutschland, England, Frankreich, Holland, Spanien und Ungarn befragt. Es stellte sich heraus, dass mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen den Großteil ihrer Papierunterlagen in einem zentralen Archiv auf dem Firmengelände lagert. Oft werden Unterlagen in Kellerräumen archiviert, wodurch sensible Kundendaten und geschäftskritische Dokumente Risiken wie Überschwemmung, Schimmel oder Schäden durch Nagetiere ausgesetzt sind.

Mehr als die Hälfte (51 Prozent) aller von Iron Mountain befragten Unternehmen gab an, dass der Großteil ihrer wichtigen Kundendaten in Papierform archiviert ist. 45 Prozent sagten, dass ihre Ressourcen hinsichtlich Speicherung und Zugang zu Speicherdaten stark ausgelastet sind: Wichtige Informationen können sie deshalb nicht schnell genug abrufen. 37 Prozent gingen sogar so weit, ihre Dokumentenarchivierung als chaotisch zu bezeichnen, mit kaum erkennbaren Strukturen; und abgelegten Dokumenten, die nie wieder auftauchen. Besonders alarmierend ist, dass zwei Prozent der Firmen über keinerlei Strukturen für die Archivierung von Kundendaten verfügen.

Nur 24 Prozent glauben, dass sie angemessenen Zugang zu ihren Kundendaten haben und so effektives Kundenmanagement betreiben können. 49 Prozent befürchten, wertvolle historische Dokumente zu verlieren; ein Viertel sieht sich nicht in der Lage, ein System für Dokumentenmanagement einzuführen, das Unterlagen in Papier- und in digitaler Form gleichermaßen gerecht wird.

„Das papierlose Büro mag für viele ein unrealistisches Ziel sein, eine papiereffiziente Umgebung ist aber erreichbar“, glaubt Hans-Günter Börgmann von Iron Mountain Deutschland. „Firmen produzieren, kopieren und archivieren Papierdokumente – und sie werden es auch weiter tun. Unsere Untersuchung zeigt, dass bislang nur ein Prozent der europäischen Unternehmen eine papierlose Arbeitsumgebung geschaffen hat.

Und: „Wir raten, bei der Digitalisierung von Papierdokumenten nichts zu überstürzen. Stattdessen sollten sich Unternehmen mit der Frage beschäftigen, wie sie ihre Informationen nutzen, und dann die Unterlagen digitalisieren, auf die sie regelmäßig zugreifen. Firmen müssen ihre Ressourcen auf die wichtigsten Dokumente bündeln: Geschäftsunterlagen, Kundendaten und Business Intelligence. Den Rest der Dokumente können Unternehmen für eine bestimmte Zeit außerhalb des Betriebsgeländes lagern – als Teil eines Corporate Information Responsibilty-Programms.“

Mehr Hintergrund-Infomationen zum Thema papierloses Büro, Datensicherheit, Datenmanagement und relevante IT-Themen sowie aktuelle Internet-News für KMU bietet das Magazin Monitor.

Studie der Ecole Hoteliere de Lausanne: Social Media hat für Hotels keine Priorität

Ob dieser Trend dauerhaft sein wird, muss bezweifelt werden. Die Social Media sind ein Fixpunkt in der globalen Internet-Society geworden. Als Marketing- und Imagekanal noch immer am günstigsten, als Absatzkanal entwicklungsfähig. Alles braucht seine Zeit.

HOTTELLING 2.0 – DIGITAL NEWS FOR HOTELIERS

Hoteliers fokussieren sich laut einer Studie der Ecole Hoteliere de Lausanne (EHL) wieder auf Offline und Direktvertrieb, um Kommissionen zu senken

(London, 09. Oktober 2012) Hotels nehmen vorerst Abstand von Social Media als Marketing- und Absatzkanal, um sich auf die Steigerung des Direktvertriebs zu konzentrieren. Diesen Trend zeigt eine von der Ecole Hotelière de Lausanne in Zusammenarbeit mit RateTiger-Anbieter durchgeführte qualitative Studie. Ursache dieser Entwicklung in Richtung Direkt- und sogar Offline-Vertrieb sind die Auseinandersetzungen der Hotellerie mit den Online-Reiseagenturen (OTAs) und deren Kommissions- bzw. Paritätsforderungen.

Social Media Icons - © Pixelstudio - Fotolia.com

Die über einen Zeitraum von sechs Monaten durchgeführte Studie “The Distribution Challenge 2012” wurde in fünf Ländern durchgeführt. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass Hotels soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, TripAdvisor und YouTube zwar als potenzielle Marketingmedien anerkennen, hinsichtlich der Relevanz dieser Kanäle für Buchungen aber noch nicht überzeugt sind und andere Prioritäten setzen. Jedes dritte der befragten Hotels hat keine eigene Social Media Strategie…

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Travel Management: Kosten durchleuchten

Mit der Software RBS bird sorgt First Business Travel für mehr Kostentransparenz. Das von „Travelbasys“ entwickelte Tool durchleuchtet das Reiseverhalten der Firma – von der Komplettübersicht bis ins kleinste Detail des Tickets – und deckt Einsparpotenziale auf.

Gegenüber den üblichen Posttrip-Analysen kann „RBS bird“ im Vorfeld der Geschäftsreise Infos über die getätigten Buchungen liefern und festellen, ob Mitarbeiter mit selbem Reiseziel auch dieselben Flüge gewählt haben, um so etwa Transferkosten zu sparen. Mehr Informationen und Berichte zum Thema Travel Management gibt es im neuen Geschäftsreisemagazin executive world.

Workplace Learning für neue Führungskräfte

Von Lernportalen über Online-Collaboration-Systeme bis hin zu Smartphone-Applikationen für die Personalentwicklung: Viele Betriebe setzen technologiebasierte Lern- und Kommunikationsmethoden bereits erfolgreich für die Weiterbildung und Personalentwicklung ihrer Belegschaften ein.

Konkrete Umsetzungsbeispiele für Workplace Learning, das technologieunterstützte Lernen am Arbeitsplatz, zeigt die Austrian eLearning Conference (AeLC) am 19. und 20. Oktober 2011 parallel zu den Fachmessen Personal Austria und Professional Learning in Wien.

Vertreter aus Unternehmen, Behörden und Organisationen stellen bei der Austrian eLearning Conference in einem interaktiven World Café Beispiele für erfolgreich umgesetzte Projekte mediengestützten Lernens am Arbeitsplatz vor. Dabei profitieren die Konferenzteilnehmer vom Erfahrungsaustausch in kleinen Gesprächsgruppen und dem direkten Kontakt mit den Referenten, der gezielte Fragen ermöglicht.

Mit dabei sind das Bundesministerium für Finanzen, AustroControl GmbH, der ÖAMTC, die Telekom Austria Group und weitere Organisationen unterschiedlicher Branchen und Größen.

Mit derzeit 5.000 Anwendern in ganz Österreich und den Vertretungsbehörden im Ausland müssen Lerninhalte für die Haushaltsverrechnung im Bund flexibel zur Verfügung stehen, so lautet die Anforderung an das Lernportal, das Mag. Martina Herzig in ihrem Beitrag im World Café vorstellt.

Den Anwendern des Portals solle unter anderem ermöglicht werden, Lerninhalte bei Bedarf auch selbstständig erarbeiten zu können. Ob dies gelungen ist und welche Erfahrungen die Behörde mit dem neuen Lernportal gesammelt hat, erfahren die Konferenzteilnehmer von der Mitarbeiterin des Bundesministeriums für Finanzen.

Eine Smartphone-Applikation für die Führungskräfteentwicklung präsentieren Mag. Simone Oremovic, Group Director Organization and Staffing bei der Telekom Austria Group, und Andreas Weiss von der BRIDGE2THINK AG.

Anhand der „A1 Leadership App“ illustrieren die Referenten, wie sie neue Medien und Technologien strategisch in der Führungskräfteentwicklung einsetzen. Auf innovative Entwicklung seines Managements setzt auch der ÖAMTC, denn traditionelle Formen der Führungskräfteentwicklung erfüllten die Erwartungen an sie hinsichtlich einer bedarfsgerechten Teilnehmeraktivierung oder eines gelebten Praxistransfers nur zum Teil.

Der ÖAMTC entwickelte deshalb ein Management-Development-Format, das auf Offenheit, Vernetzung und Selbststeuerung setzt: Die Expedition Führung. Mehr dazu erfahren die Konferenzteilnehmer von Mag. Herwig Kummer, dem stellvertretenden Leiter Personalmanagement beim ÖAMTC.

Weitere Infos sowie das Programm der Konferenz sind unter www.aelc.at zu finden. Im Ticket zur Konferenz ist der Eintritt zu den Fachmessen Personal Austria und Professional Learning enthalten.

Mehr über Management, Ausbildung, Personalwesen, Aus- und Weiterbildung gibt es auf der Webseite Bildungaktuell.at. Dort kann auch kostenlos das informative eMagazin BILDUNGaktuell heruntergeladen werden.