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Kostenkontrolle: Für Travel Manager das Top-Thema 2013

Kostenkontrolle bildet für Travel Manager weltweit das vorrangige Thema für das Jahr 2013 – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche, dem Reisevolumen oder dem Umfang des Reiseprogramms.

Das ist das zentrale Ergebnis der jährlichen Studie CWT Travel Management Priorities von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit führenden Anbieter im Geschäftsreise-, Meetings- und Eventmanagement.

Folglich konzentrieren sich Travel Manager 2013 stärker auf die Bereiche, die die größten Kostensenkungspotenziale versprechen als auf Faktoren, die die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden positiv beeinflussen. Das setzt den Trend aus dem Vorjahr fort.

Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich von Region zu Region: Travel Manager in Europa, dem Nahen Osten und Afrika verschärfen die Reiserichtlinien für Flüge und Bahnfahrten, um die Reisekosten zu senken.

Außerdem rücken die Hotelausgaben verstärkt in ihren Fokus. Nordamerikanische Travel Manager dagegen streben die weitere Konsolidierung ihrer Reiseprogramme und die Standardisierung der Prozesse an.

Ihre Kollegen in der Region Asien/Pazifik legen den Fokus auf eine stärkere Durchsetzung der Reiserichtlinien sowie die Vorgabe bevorzugter Buchungskanäle. In Lateinamerika konzentrieren sich Travel Manager auf die Implementierung von Vorausbuchungsfristen bei Flügen und auf striktere Richtlinien für Mietwagen.

„Aufgrund des herausfordernden Wirtschaftsklimas stehen Travel Manager unverändert unter Druck. Sie müssen sowohl die Kosten reduzieren als auch auf effektive Prozesse achten“, sagt Christophe Renard, Vice President Marketing, Communications and Business Intelligence bei CWT. „Da Flug, Bahn und Mietwagen den Löwenanteil der Reisekosten ausmachen, überrascht es nicht, dass diese auf der Prioritätenliste ganz oben stehen – trotz des bereits hohen Optimierungsgrades in diesen Bereichen.“

Die Einhaltung von Reiserichtlinien in Verbindung mit „Technologie 2.0“ spielt nur für Travel Manager mit weltweiter Verantwortung eine Rolle. Die drei wichtigsten Maßnahmen dafür sind mobile Services für Reisende, die Einrichtung von Social-Media-Tools oder -Apps sowie die Bereitstellung eines webbasierten Reisendenportals. Regional verantwortliche Travel Manager planen eher traditionellere Maßnahmen zur Förderung der Reiserichtlinie, zum Beispiel bessere Kommunikation und Trainings.

„Travel Manager mit einem globalen Aufgabenfeld neigen eher dazu, neuen Prozessen und Methoden eine Chance zu geben“, so Christophe Renard. „Sie sind tendenziell sehr fortschrittlich was die Optimierung ihrer Reiseprogramme angeht. Daher gehen sie neue Herausforderungen öfter als andere mit innovativen Methoden an.“

Die Studie zeigt neben den Prioritäten der Travel Manager auch die Geschäftsreisetrends des Jahres 2013 auf. Welche Veränderungen erwarten Travel Manager für dieses Jahr, welche Herausforderungen stehen an? Die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die weltweite Inflation wird insgesamt moderate Auswirkungen auf die Reisepreise haben. Die Steigerungen werden unter fünf Prozent liegen.
  • Gleichzeitig fordern steigende Kosten für Zusatzgebühren und Treibstoffzuschläge die besondere Aufmerksamkeit der Travel Manager.
  • Technik, die für Endkonsumenten entwickelt wurde, hält immer stärkeren Einzug in Produkten für den Geschäftsreisemarkt. Dazu gehören Bewertungsportale und mobile Applikationen speziell für Geschäftsreisende.
  • Travel Management 2.0“: Travel Manager müssen die richtige Balance finden zwischen den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden und dem richtigen Maß an Kontrolle aus Budget- und Sicherheitsgründen.
  • Auch das Risikomanagement wird an Bedeutung zunehmen, da Unternehmen ihre Reisenden vermehrt in Hochrisiko-Gebiete schicken. Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende wird zu einem festen Bestandteil der rechtlichen Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Angestellten.

Die Studie CWT Travel Management Priorities beruht auf einer internationalen Umfrage von über 700 Travel Managern. Sie umfasst sowohl Unternehmen mit mittelgroßen nationalen Reiseprogrammen und jährlichen Reiseausgaben im Bereich von zwei Millionen US-Dollar als auch Unternehmen mit großen, internationalen Reiseprogrammen, die im Jahr mehr als 100 Millionen US-Dollar für Reisen ausgeben.

Background: Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events. In mehr als 150 Ländern zählt CWT Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen, Regierungsinstitutionen sowie nichtstaatliche Organisationen zu seinen Kunden. Die Dienstleistungen und Lösungen von CWT umfassen folgende Kategorien: Traveler & Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security, Meetings & Events sowie Energy Services. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Carlson Wagonlit Travel mit Agenturen in alleiniger Eigentümerschaft und Joint Ventures einen globalen Umsatz von 28,0 Mrd. USD.

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Air and Ground Savings: So senken Sie die Reisekosten

Check in beim Priority Terminal auf dem Flughafen Wien
Geschäftsreisen gehen ins Geld: Check in beim Priority Terminal auf dem Flughafen Wien (Foto: Vienna International Airport)

Der Spruch ist abgegriffen, aber noch immer in der Geschäftsreisewelt hip: Geiz ist geil, also muss weiteres Sparen möglich sein. Zu dieser Feststellung kommt auch die Studie „Mastering the Maze – A Practical Guide to Air and Ground Savings“ von Carlson Wagonlit Travel. Auf gut Deutsch: Anleitung zum Senken der Flug- und Transportkosten.

Denn selbst Unternehmen mit perfektem Travel Management können laut dieser Studie bis zu zehn Prozent ihrer Geschäftsreisekosten einsparen – etwa durch Neuverhandlung von Airline-Zusatzgebühren und Kerosinzuschlägen, regelmäßiges Checken der vereinbarten Flugtarife in den Vertriebssystemen und permanente Kontrolle der Tarifverfügbarkeit der Buchungsklassen sowie durch langfristiges Buchen bei internationalen Economy-Tarifen.

Auch eine Umfage von AirPlus International unter 1.701 Reiseverantwortlichen zeigt, dass die Kostenanalyse weiter an Bedeutung gewinnt, Benchmarking sich lohnt und die Ancillary Fees zur ständigen Kontrolle zwingen. Rund 45 Prozent der Travel Manager sehen den Einsatz mobiler Endgeräte zur Reiseorganisation als einen langfristigen Trend, acht Prozent betrachten diese Entwicklung als eher kurzfristig.

Und die neue AirPlus-Untersuchung „Mobile Payment – Wandel in Reise- und Spesenmanagement von Unternehmen“ zeigt, wo’s in Zukunft langgeht, wo noch eingespart werden kann – beim Bezahlen mit dem Smartphone. „Das Thema wird für Geschäftsreisen immens wichtig, und die Art, wie wir etwas bezahlen, völlig verändern“, prophezeit Volker Huber, Executive Vice President Global Sales bei AirPlus.

Die neue Technologie, die das mobile Bezahlen ohne Kreditkarte ermöglicht, heißt Near Field Communication (NFC). Experten schätzen, dass 2014 beim Bezahlen mit NFC 50 Milliarden Dollar umgesetzt werden. Fröhliche Umsätze!
Georg Karp

Was Geschäftsreisen tatsächlich kosten

Geschäftsreisen sind ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen
Geschäftsreisen sind ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen (Foto: iStock)

Die Kosten-Trends zeigen weiter nach oben: Die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen sind global um zehn Prozent gestiegen. Das bestätigt eine Analyse der weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen im Jahr 2011.

Ausgewertet wurden die Daten von 15 Millionen Nutzer aus 100 Ländern, die 2011 ihr Travel Management über Concur abgewickelt und dabei an die 500 Millionen Transaktionen mit einem Ausgabenvolumen von rund 38 Milliarden Euro getätigt haben.

Die Kostentreiber sind die Ausgabe-Kategorien Flugkosten, Unterkunft, und Verpflegung. Sie machen über 60 Prozent der Gesamtausgaben aus und liegen zehn Prozent über den Werten von 2010.

Werden die Kategorien Unterhaltung und Bodenverkehr – Taxi, Bahn und Öffis – hinzugerechnet, so umfassen alle fünf Posten über 70 Prozent der Gesamkosten. Die Flugkosten sind 2011 um fünf Prozent gestiegen und liegen bei € 335 pro Reise. Die zehn teuersten Städte auf Basis der Transaktionskosten für Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltung in Euro sind: Tokio (379,59), Kopenhagen (364,34), Perth (361,07), Sydney (360,05), Stockholm (349,82), London (336,89), Brisbane (328,80), Zürich (327,68), Melbourne (324,29) und Paris (316,53).
Georg Karp